公文是医院工作效率的直接体现，随着医院科技和医疗水平的提高，传统的公文传阅处理模式已经很难适应医院的发展需求。协同办公管理平台对公文处理工作的质量和效率提高具有积极的意义，通过它可以让信息的传达更加快捷，有效避免不必要的错误，已经成为医院信息化建设的重要组成部分。
1中医院公文管理和协同办公管理平台概念
系统梳理医院公文管理和协同办公管理平台的概念，明确工作内容与技术要求，厘清现有理念，完善管理举措，旨在消除错误认知产生的负面影响，为协同办公管理平台在医院公文管理中的应用奠定坚实基础。
1.1中医院公文管理
对于中医院的公文管理来说，它包括两部分的内容，一部分内容是收文管理，另一部分内容是发文管理。它的接受来源是相关行业单位和上级行政主管科处室，来文具有很多的特点，比如：较强的时效性、较强的可操作性强等。不管是哪种形式的公文，它都是中医院进行信息传递的工具。所谓呈送的公文，指的是它将医院对上级单位的意见及建议传递上去。所谓下发公文，指的是在医院内部的传达，传达内容较多，比如：国家最新的医疗卫生管理中医药管理改革要求等。
1.2协同办公管理平台
协同办公自动化在20世纪30年代首创，之后随着计算机技术的发展，90年代该系统得到了广泛的应用。它是卫生管理信息化建设的重要组成部分，对医院管理水平的提高具有积极的意义，同时在信息孤岛消除和管理运作体制的完善方面具有十分重要的作用。协同管理平台的建立可以实现很多功能，比如：文件的审批、信息的流转等，同时还可以简单地实时监控信息的处理情况。[1]
2.医院公文管理现状
在各类因素叠加影响下，医院公文管理暴露出多项问题，立足公文管理现状，总结问题表征以及诱发原因，实现工作思路全方位调整，引导业务科室、工作人员完成观念调整，实现认知创新。
2.1公文管理意识缺失
医院在开展公文管理中，为确保服务质效，强化公文管理能力，工作人员要率先做好观念调整，以观念转换为契机，理顺公文管理流程，优化公文管理机制，切实满足新时期医院运行要求，为医护人员进行公文获取、共享以及创新奠定坚实基础。但是必须清楚地认识到，工作人员受到传统思路的影响，忽视了公文管理功能定位、主要特点，没有准确把握公文管理与医院管理服务水平提升之间的相互关系。这种认知偏差，影响了医院公文管理策略制度与执行效，例如由于公文管理意识缺失，工作人员在进行医院公文管理中，没有搭建起完备的公文管理架构，管理架构缺失限制了公文管理水平。
2.2公文管理手段单一
医院在公文管理中，工作人员要根据医护人员公文获取需求，改进创新公文管理手段，以最大程度地提升公文共享能力，增强公文管理水平。但是就掌握的情况来看，部分工作人员没有进行合理的管理布局，公文管理手段单一，没有能够根据医院定位，进行服务手段的创新，将信息化技术、计算机技术、大数据技术融入到服务体系之中，通过公文管理体系健全与完善，在医院内部搭建起完整的公文架构，降低公文信息获取难度、提升公文使用效率。为应对这种情况，医院要创新公文管理手段，优化公文管理体系，通过方法路径的创新，延伸公文管理范围，提升公文管理水平。
3公文管理中协同办公管理平台的应用
医院公文管理环节，对于协同办公管理平台的应用，要求工作人员坚持问题导向，坚持目标牵引，借助必要举措，改进创新平台应用方案，持续增强协同办公管理平台的作用与价值，全方位增强公文管理效能。
3.1收文管理电子流程
该平台采用电子流程，在它进行收文管理时，院办文书的工作非常重要，起到了主要的运转作用，至于督办等事宜则交由院办负责人处理。一旦上级单位下发了公文，需首先进行登记、上传和发送等工作，院办文书负责这些事务。文书内容需要先进行审核，而审核的任务由院办负责人完成，之后文书会通过管理平台进行分送，分送给中医院的各级主管领导。各级主管领导接收到文书后，会依据文书内容分发任务，将具体任务分发给科处室负责人，再由科处室负责人传送给科处室文书，由其进行登记备案，并将相关工作组织并开展起来。该管理平台的应用能有效节约人力和物力资源，文件的传送也能做到层层落实、清晰明了。[2]医院机构在较长一段时间内，对于公文信息采集、分析、核对以及检索主要依靠工作人员手动完成。这种传统的公文管理方式，流程繁琐，出错率高，还挤占了人员编制，影响医院机构人员配置效果。公文信息化建设的深入推进，无疑实现了公文管理模式提档升级，相关科室借助信息平台，快速完成信息获取、加工、分类、评估、整理、存储以及调用工作，实现了医院公文管理精细化，排除人为因素对于公文管理工作的影响。
3.2发文管理电子流程
发文管理电子流程中，由院办文书来负责主要的运转工作，院办负责人负责相关的督办等事宜。下发的公文，需要先将内容拟好，这部分工作由科处室文书完成，然后通过平台将文书传送给科处室负责人，待其审阅。审阅完成后，会将发文发送至相关科处室，由他们进行会签，之然后由院办文书进行发文的登记、归档和初审。院办负责人再进行二审，审核后等待中医院领导批示，发文在批示后应交由院办文书，他们会进行后续的备案等工作。在这个流程中，管理平台调动起了医院的多个科处室，他们会一起协作，从系统中科处室文书可以对公文的审阅情况进行及时查阅，便于及时跟踪文书的进度。[3]在多数情况下医院公文主要通过纸质文档进行保存，纸质文档受制于自身属性的影响，出现信息模糊、丢失甚至损毁的机率较高，影响了案件侦办工作的正常开展。公文信息化建设实现了医院工作信息存储媒介有效转变，摆脱了对纸质材料的依赖性。例如在公文管理环节，工作人员可用光盘、U盘、移动硬盘等作为存储介质，将文字公文、图片公文、音频公文以及视频公文进行集约化处理，与纸质材料不同，上述存储方式稳定性较强，不易受到外界环境影响，能够长时间进行信息保存，降低了关键信息丢失、核心数据模糊等情况发生机率，增强公文文件信息保存的安全性。根据以往经验，医院原始公文记载信息较多，分布杂乱，在实际使用过程中，往往需要医院人员耗费大量的时间与精力，剥离冗余信息，提炼核心数据，无形之中，延缓了工作进度，拖慢了工作效率。信息化建设在很大程度上降低了公文信息使用成本，对于老旧公文，借助扫描仪、识别系统，将原始信息转化为电子数据，既方便检索、查阅，又能够根据需要，定向进行公文信息共享，形成工作合力，提升工作效率。
4公文管理中协同办公管理平台应用作用探讨
公文管理工作非常重要，医院的发展有赖于它。通过构建起良好的管理平台，中医院的领导能更清楚地了解医院的实际情况，更好地把握医院全局，推动医院的发展。医院的公文管理，在应用平台后可以对其整个流程进行查询和追踪，流程的每一个节点都很重要，落实好每个节点负责人的责任，这样工作的开展会更加顺畅，医院的人力、物力和时间等都能节约，因此在实际工作中应用成效显著。
4.1公文归档实现自动化
医院严格按照《党政机关公文处理工作条例》《计算机信息系统保密管理暂行规定》以及《电子档案归档管理暂行办法》等政策法规要求，在充分调研以科学论证的基础上，立足医院内部办公网络、自动化平台，与技术团队开展合作，打造医院公文信息化管理软件系统，系统建设目标定位在于，依托信息技术，搭建数据库，将公文信息真实、完整、有效进行获取，并存储到数据库之中，形成公文信息的数字化与归档的自动化，持续增强公文管理标准水平[5]。考虑医院现有职能分工，公文管理信息化建设环节，需要着眼科室职责，设定公文管理阶段性目标，打造公文信息获取、存储、应用闭环，切实发挥公文管理成效。应用管理平台后，可以实现自动化电子归档各种收发文，登记其号码，集中分类，对于同一所属类别的公文，将其归入同一公文管理库中，这样可以有效节省时间，同时也能简化人力归档的流程，便于今后的查询和统计。平台的传送形式是电子公文，它采用的是无纸化办公，因此极大降低了办公成本。对于纸质的原始公文，归档时需要先将其保管好，然后还需要采用电子存档方式，发挥出这两种存档的优势，实现同步管理和同步归档。[4]
4.2公文收发流程实现制度化
传统的公文收发流程，其中有众多的人工干预，会出现公文在某一个传输节点多次反复传阅的情况，传阅中公文如果在某个节点延迟，一定时间内很难完成众多文件的运转，工作效率会降低。管理平台实现了整个流程制度化管理，每个步骤都清晰明了，通过系统可以及时掌握流程中各环节人员的参与情况，便于及时敦促他们加快公文处理速度。医院公文管理创新中，工作人员要吸收借鉴以往经验，率先进行正确公文管理意识树立，为后续公文管理创新活动有序开展奠定坚实。具体来看，医院充分总结现阶段公文管理现状，对工作人员定位、方法等手段进行梳理，形成共同管理认知，为公文管理各项活动顺利开展提供方向性引导，消除认知性盲区[6]。例如，医院着眼工作人员学历、年龄以及工作经历，结合公文管理要求，设定培训计划，借助专家培训、专题讲座、经验交流等多种方式，加速管理观念转换，引导工作人员形成正确认知，确保工作人员可以在较短时间内，明确公文管理总体要求，掌握公文管理要点，形成完整的公文管理体系。
4.3公文格式实现规范化
传统公文管理中，对于公文内容的规范性没有严格起来，经常出现错别字、字体书写不规范、纸张打印过于随意等情况。应用平台后，可以规范化公文书写格式，因为其办公系统中自带了公文套用格式。如果院办督办员想要审阅公文，可以利用平台来进行，电子公文的规划化可以由处室承办员进行再次确认，这样可以有效减少因为公文格式出错而返工的环节。[5]
4.4公文日常管理安全化
医院在公文管理过程中，为应对突发情况出现，减少公文丢失等问题，工作人员要严格按照公文管理部门对于公文存储的要求，对存储公文区域的温度、湿度等环境因素进行实时监控，并投入必要资金，设置通风排气等装置，确保纸质公文资料始终处于合适的环境中。对于信息化公文材料，要注重信息数据安全性，通过技术要素有效参与，实现医院信息数据的安全管理，为公文管理提供便利，降低信息数据丢失或者窃取风险。为保证医院信息化建设的安全性，保证公文管理质量，工作人员要保持与技术团队的联动关系，及时做好安全信息反馈，通过信息共享，确保技术团队可以根据安全管理需求，实时调整安全技术策略，在网络防御技术、防火墙技术支持下，实现网络攻击行为快速识别与科学处置，减少网络安全事故的发生机率，营造良好公文管理环境。以某医院为例，在公文管理体系构建中，着眼医院信息化建设总体定位，在公文管理体系构建，工作人员全面深刻总结了医院信息化建设过程中出现的各类安全问题，总结安全需求，与技术团队进行合作，以需求为导向，将防火墙技术、网络防御技术引入到医院管理体系中，通过安全技术全方位参与，实现网络攻击行为精准识别、科学处置，从实际使用效果来看，安全技术参与，在医院内部形成平稳、高效的运行机制，有效减少了安全事故发生机率，为公文使用营造良好氛围。
5结语
通过管理平台，医院行政管理人员可以实现无纸化公文管理，信息的传达更加的快速和便捷，整个工作流程清晰可控，手工操作方式中出现的各种问题都可以避免，医院相关人员应按照流程进行公文管理和运作，将不必要的错误减少。协同办公管理平台的建立可以及时追踪信息和文件等的处理情况，监管和查询更加便利。
参考文献
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[4]李英霞，贾丽娜.探讨医院公文信息化的管理[J].中国病案.2012，13（02)68-69.
[5]黄佩佩，任在方，乔艳.我院加强公文管理的实践思考[J].中日友好医院学报.2016，30（33）：186-187.