新时期发展环境下，逐渐提高对物业管理的重视，在开展各类业务活动的过程中，会产生很多档案资料，此类档案资源能够为后续的发展建设提供合理依据。为进一步突显物业档案管理的实效性，应认真分析城镇化建设基本要求，结合实际情况，合理选择管理方法，树立现代化管理理念，逐步形成健全的物业档案管理体系。
1.城镇化进程中加强物业档案管理带来的有利影响
对于现代化的城市规划管理来说，物业管理是重要内容，开展物业管理工作的过程中，通常需要面对数量庞大的业主群体，管理成效直接影响城市管理质量，通过落实良好的物业管理工作，能够实现对生活环境的优化以及对就业范围的扩展，进一步强化社会发展的稳定性。尤其在城镇化进程中，开展物业档案管理体现出很强的必要性，主要因为物业档案管理范围广泛，包含物业资产登记档案、居住人员基本信息、物业维修记录档案、物业运行记录档案等，此类档案文件构成档案管理体系。而通过落实物业档案管理，能够强化各类档案资料实际利用的规范性，确保企业综合管理水平得到提升，尤其是物业管理过程中容易出现物业公司与业主之间的矛盾和纠纷，通过物业档案管理，能够为相关问题的解决提供可靠依据，由此可见，物业档案管理能够为公司发展提供坚实基础，让城镇化建设拥有更强动力。
2.城镇化进程中物业档案管理存在的主要问题
2.1缺乏物业档案管理意识
针对部分物业管理企业的实际经营管理情况进行分析，存在不够重视物业档案管理的现象，通常在各类业务活动中投入大量人力、物力以及财力资源，目的是创造更多经济效益。此种情况下，物业档案管理容易因为人力资源及运行经费不充足而引发形式化问题，一定程度上弱化了工作人员的积极性，不利于保证工作质量。
2.2缺少档案管理制度及标准
一些物业管理企业依然采用传统的档案管理方式，即围绕纸质档案开展管理工作，此类档案文件通常需要进行防水、防火、防潮管理，目的是避免出现档案破损等问题，因为多数档案资料仅有一份，一旦发生不可修复的情况，则无法保证相关工作的开展拥有可靠依据，所以，需要投入大量的人力资源进行档案资料的管理和保护。同时，部分企业为了节约档案管理方面的成本支出，没有建立专门的档案管理场所，杂乱无章的摆放也不利于相关资料的查询和借用。此外，缺乏信息化建设意识，由于缺少对信息技术的利用，无法搭建高效的信息资源共享平台，不利于档案管理效率的提高。
2.3物业档案的利用率有待提高
通常情况下，在各类物业管理活动中，会产生数据信息，通过记录此类数据信息，可以形成档案资料，不仅影响着物业企业的经营管理，还与小区住户之间存在密切联系。而部分物业企业缺乏档案资料利用意识，缺少在资料收集、整合、保存等方面的精力投入，其他部门出于对档案资料查询时间及繁琐流程的考虑，通常会选择其他渠道获取所需信息，一定程度上制约了档案的实际利用，很难发挥档案的实际参考作用。
3.城镇化进程中解决物业档案管理问题的有效策略
3.1强化物业档案管理工作的正确认识
对于物业档案管理工作而言，是物业企业经营管理中的重要内容，为了强化物业档案管理的实效性，应该加强与新时代发展要求的结合，强化领导人员及相关工作人员的管理意识，正确认识物业档案管理的重要作用，明确各项工作在经营管理中的关键价值。同时，在领导人员及相关工作人员的绩效考核中引入物业档案管理指标，目的是激发管理人员的积极性，使其能够在物业档案管理中投入更多精力和时间，有利于提高工作效率。
3.2建立档案管理制度及统一工作标准
影响物业档案管理质量的因素除了工作人员的管理意识外，还包含档案管理制度与管理方式。首先，立足于档案管理制度的角度，建立科学完善的工作机制，制定统一的管理标准，合理划分档案管理部门的职能和责任范围，为各项管理工作的规范化落实提供可靠依据。同时，建立完善的归档制度，安排专门的档案管理人员落实跟踪督办工作，加强与其他部门的沟通交流，形成协同化档案管理模式。同时，重视档案管理内容的调整与更新，强化管理工作的合理性。针对纸质档案，需做好管理人员的岗前培训工作，严格按照规定要求，做好纸质档案的防火、防水以及防虫工作，强化档案管理的安全性、整洁性。此外，应该增强信息化建设意识，加大先进科学技术及设备的引进力度，有助于提高档案收集、资料扫描以及文件打印等工作效率，在现代化发展手段的支撑下，能够达到提升物业档案管理水平的目的。
3.3加强资金投入提高物业档案利用率
物业档案只有得到了充分利用，才能体现实际价值，因此，应该重视提高物业档案的利用率，加大档案资源的开发力度，围绕保护业主利益及促进企业发展落实档案管理工作。企业应该定期组织开展档案信息咨询活动，为档案资料利用者提供案卷目录以及索引目录等多种检索工具，增强服务理念及服务方式创新意识，做好档案资料的实时组合及汇编工作，让用户能够体验到更加便捷的服务。同时，档案管理人员应该做好重要资料的备份工作，当用户需要利用纸质档案时，可以选择提供复印件，以此保证档案的完整性，且能够提高利用率。
3.4加强人员培训提升档案管理人员综合素质
物业档案管理人员的专业能力及综合素质直接影响工作质量，为了提高物业档案管理效率，为城镇化进程提供可靠基础，应该增强档案管理人员专业能力及综合素质的提升意识。首先，定期组织档案管理人员参加专业化培训，重点学习《档案法》以及《物权法》等相关法律法规，且需严格按照各地区的《物业管理条例》等要求，落实管理工作，加强对业务知识的学习，强化与实践运用的融合，能够提升档案管理人员的理论知识掌握水平；其次，重视设计物业档案管理流程，需覆盖档案的整理、归档、审核以及移交等关键环节，明确不同工作流程的基本要求，科学划分管理范围，确保每个档案管理人员都高质量完成工作任务；最后，制定统一的人才招聘标准，明确物业档案管理人员的准入门槛，要求其在符合岗位人才聘用要求的基础上，拥有丰富的管理经验，具备突发情况的应对能力，进而达到强化物业档案管理实效性的目的。
结语：针对现阶段的城镇化发展而言，物业企业是重要的基础支撑，能够通过落实自身的经营管理工作，为城镇化建设提供动力。而物业档案是开展各类经营管理活动的关键基础依据，因此，需要加大物业档案管理理念及方式的创新力度，积极搭建高效的档案管理信息资源共享平台，不断提高档案管理效率。同时，增强与其他部门的沟通意识，强化其他部门对物业档案管理与利用的支持，进一步提高档案利用率，突显物业档案的实际价值。
参考文献：
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