管理部门审查由最高管理者组织的针对公司的各项方针和目标指标,定期和系统地评价管理体系的适用性、充分性、有效性,识别、确定需要采取改进措施的活动。最高管理者通过评审方针的贯彻和目标的实现程度、管理体系过程及其相互关系实施有效控制的效果参与纠正措施和预防措施等活动的实施状况和效果,评价自我监督、自我改进和自我完善机制的运行效果。本文从笔者核电厂参与管理部门审查工作经验及体会,对如何有效实现核电厂管理部门审查提出建议及措施。
一、 明确管理部门审查的目的、组织及内容
1. 目的
对公司管理体系及其运行情况进行系统的评审。通过评审,确保管理体系的适宜性、充分性和有效性,与公司的战略方向一致,并寻找各种改进的机会,进而实现管理体系的不断持续改进。
2. 组织
管理部门审查由公司最高管理者组织,公司参与实施质量保证大纲的管理部门、公司关键岗位人员参加。当需要时,还可邀请参加较低层次分大纲各单位的适当人员对管理体系进行全面的审查。管理部门审查至少每年组织一次,遇到下列特殊情况时,应增加审查频次:a) 当内外环境(政府颁发新的强制规定、市场竞争要求采用新的技术、公司在新的领域承揽任务、方针、目标和指标、重要环境因素、危险源、质量趋势等)发生重大变化时; b) 当发生重大质量事件/事故、较大安全生产事件/事故、环境影响事件/事故、 事件/事故频繁发生或接到顾客或相关方的重大投诉和抱怨时; c) 当公司内部组织机构的调整影响公司生产的开展和实施时; d) 其他需要重新评价的情况。
3. 内容
管理部门审查的内容应覆盖管理体系的主要过程和活动。审查内容应包括:(a)公司方针和目标是否适宜;(b)公司组织机构、职责、接口和权限设置是否适宜;(c)人员配置、培训、授权是否适宜;(d)公司管理体系文件的充分性、适宜性和有效性;(e)评价本年度管理体系审核、质保监查的有效性,识别改进的需要;(f)纠正和预防措施反馈信息,识别提高纠正和预防措施有效性的改进需求;(g)工程管理绩效,识别改进需求;(h)上次管理部门审查纠正措施的实施情况和有效性;(i)根据内外部环境的变化情况,确定是否需要对管理体系进行变更;(j)相关各方反馈的信息,识别如何减少投诉和抱怨、提高满意度的改进需求;(k)新的资源需求等。
二、 充分做好管理部门审查前的准备工作
1. 制定管理部门审查计划
公司分管质量的领导根据负责组织制定公司管理部门审查计划,公司最高管理者批准后实施。管理评审计划一般应包括: a) 目的; b) 范围和要求; c) 审查组织; d) 审查日期; e) 审查准备工作,包括会议所需的文件和资料; f) 会议时间和出席人员的安排; g) 审查内容。
2. 进行管理部门自评估
管理部门审查实施前,各部门对管理体系实施情况进行全面自我评估,识别体系存在的改进空间,形成自评估报告。
3. 管理部门审查输入
管理部门审查主要输入包括(但不限于): a) 以往管理部门审查所采取措施的情况; b体系相关的内外部因素的变化;如方针、目标、组织机构、职责 分配等的变更及其实施情况,有关的法律法规和其他要求的发展变化; c) 程序文件的编制状况及适用性评估; d) 管理体系过程的业绩及重大的质量保证工作完成情况; e)有关管理体系绩效和有效性方面的信息,包括顾客满意和来自其他有关相关方的反馈;质量目标的实现程度; 过程绩效以及产品和服务的合格情况;核安全文化现状与问题;不合格及纠正措施; 质量趋势、事故、事件处理情况; 审核结果等;f) 资源的充分性,包括人员,基础设施,过程运行环境,监视和测量资源以及 组织的知识; g) 应对风险和机遇所采取措施的有效性; h) 改进的机会,包括大纲中的缺陷以及是否需要修订大纲等改进建议。
三、有效开展管理部门审查的实施
1)管理部门审查会议一般以会议方式进行,必要时可查阅相关文件、记录或查看现场状况。会议由公司最高管理者组织,公司参与实施质量保证大纲的管理部门、公司关键岗位人员参加。当需要时,还可邀请参加较低层次分大纲各单位的适当人员对管理体系进行全面的审查。
2)管理部门审查议程
(a)会议主持人介绍管理部门审查的目的、范围、要求、重点内容、审查议程和审查方法;(b)由最高管理者授权人汇报全年管理体系运行状况和上次管理部门审查行动项的落实情况;(c)最高管理者组织与会人员评审会议议题,会议应深挖管理体系运行状态以及适用性和有效性方面存在的问题,提出管理体系运行过程中切实存在的问题,不应“为了有问题而提出问题”,避免管理部门审查流于形式;(d) 最高管理者总结审查情况,评价管理体系的适宜性、充分性和有效性,确定需要改进的方向,提出需要采取的纠正/ 预防措施,确定是否需要对管理体系进行变更的结论。
四、提高管理部门审查输出质量
管理部门审查输出,即管理部门报告应着重识别存在的问题并采取纠正措施,特别是潜在的问题采取改进的机会,有助于公司减少风险、提高相关方满意程度,为未来发展做好策划。所以,管理部门审查报告应得到高质量的完成,报告需包含以下几方面内容:a) 方针、目标指标是否适宜; b) 管理体系是否完整、适宜、有效,是否需要改进,相应的纠正措施和改进计 划; c) 与顾客要求有关的改进计划; d) 资源需求的适宜性评价,是否需要调整,相应的改进计划等。
五、持续跟踪管理部门审查改进计划
管理部门审查改进计划应由专人负责跟踪,建立有效的跟踪机制,例如开启纠正措施、在公司信息化平台中建立跟踪项等措施,确保每个改进计划得到充分有效的跟踪、实施和验证。
结束语
管理部门审查是公司对其管理体系的适宜性、充分性和有效性全面、充分评估的一个重要的“管理工具”,通过管理部门审查发现的问题,公司实现不断改进,有助于核电项目更加安全高效的建设和运行。
参考文献
[1]HAF003(91)核电厂质量保证安全规定(1991年7月27日国家核安全局令第1号发布).
[2]HAD003/01核电厂质量保证大纲的制定(1988年10月6日国家核安全局批准发布).