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现代企业档案管理创新与服务模式分析

张荣

伊春市伊美区红升街道办事处

摘要: 随着现代化进展的不断深入,人们逐渐意识到档案资源的应用价值与独特优势对我国社会的长期稳定与经济的快速发展的重要意义。因此,现代企业必须对档案管理工作进行创新,同时实现其服务模式的创新化发展。为了使现代企业档案管理大步走向创新的发展道路,相关工作人员必须不断优化企业档案管理体系,并同时深化应用企业档案管理系统。而健全网站功能、提高档案服务能力等积极措施则能够为其服务模式的创新性转变注入强大动力。
关键词: 现代企业;档案管理;创新;服务模式;分析
DOI:10.12721/ccn.2021.157070
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引言:作为推动企业单位快速发展的重要工作,档案管理工作的管理水平与服务模式在一定程度上影响着企业信息资源的整合与应用。实际上,在大数据时代的背景之下,企业单位的档案管理部门应该不断推动档案管理的创新与服务模式的优化,由此深入挖掘档案信息资源的应用价值,充分发挥档案信息资源的优点与特点,并在最大程度上将其转化为经济效益与社会效益,更好地发挥档案信息资源的重要作用,从而为企业单位在市场中脱颖而出创造良好的前提条件。

一、档案管理创新和服务理论相关概述

档案管理在信息时代的大背景下要不断地创新,尤其是加快建立数字档案馆的步伐,通过数字化的手段对信息进行收集、整理、归纳以及管理等操作,从而最终实现信息资源共享的目的。现如今,世界各国都在加紧建设数字档案馆,而这也标志着信息化档案管理时代即将到来。企业档案管理的主要任务是通过运用科学的方法与原则进行档案资源的管理。档案管理工作的基本内容则主要包括收集、整理、保管、鉴定、统计与利用。创新是指通过独特的方式综合各种思想或者在不同思想之间建立联系的能力。开展档案管理创新要求档案管理要根据社会与市场的变化,通过创造性地组织对业务、人才以及技术进行重新调整,从而有效地促进信息加工、利用‚满足不同用户的服务需求,实现经济效益与社会效益。创新是一个民族前进的灵魂,更是国家发展的动力。要实现档案管理工作的创新就要求企业档案管理与企业发展同步提升,同时解放思想、转变观念。为了积极相应我国的发展目标,现代化的企业单位在进行档案管理创新时,要尤其注重竞争与协作理念、改革开放理念以及服务大局理念的培养,档案管理相关部门的工作要也紧紧地围绕经济开发这一中心,逐步建立与我国市场经济相适应的管理机制,从而更高效、更充分地利用信息资源。实际上,档案服务模式体系主要包括服务手段、服务方式、服务质量、服务环境、服务质量等。为了使档案服务切实走向现代化发展方向,管理人员必须积极建立电子文档中心,并通过网上服务等各种途径真正实现信息资源的共享。

二、实现现代企业档案管理创新的具体措施

(一)优化企业档案管理体系

随着我国经济的快速发展,现代企业在进行档案管理工作中也发生了一定的变化。优化企业档案管理体系能够真正实现现代企业档案管理创新。首先,档案管理部门的管理人员应该改变其传统的思想,尝试先进的管理模式,从而有效提高企业档案管理的工作质量与工作效率。其次,必须要加强工作人员的创新意识,并使工作人员意识到档案管理工作的重要意义,了解档案管理工作的存在价值,同时进一步提高工作人员的专业能力与现代化意识,由此真正发挥档案资源的应用价值。值得注意的是,管理人员应该及时完整地保存各项档案信息,并按一定的标准进行整理与分类,以便在查阅时方便寻找,并为企业稳定运营与快速发展提供真实依据。

(二)深化应用企业档案管理系统

随着企业经营进程的不断深入,档案资源逐渐丰富,档案的数量也会与日俱增,。传统的纸质档案不仅在储存场所上存在一定的问题,在进行查阅与应用时也会增加很多麻烦,这就会导致管理人员在进行工作时表现得心有余而力不足。因此必须深化企业档案管理体系,推动档案管理工作的创新性发展。例如灵活利用现代化的信息技术与器械设备,使档案资源以电子信息化的形式保存下来。同时,企业单位应该建立健全一整套完整的档案管理流程。现阶段,我国已有部分企业单位尝试 “双套制”这种档案工作机制。“双套制”档案管理模式能够使档案信息在不同的存放载体之间实现资源共享,这对于推动企业的快速发展具有不可替代的作用。所以企业单位应该明确该档案管理模式的归档范围,并为改档案管理模式的稳定运营提供稳定的网络环境,同时加强电子档案的管理,由此来满足各项法律法规的要求,并不断完善“双套制”管理体系,切实发挥在档案管理体系的独特优势。

三、优化现代企业档案管理服务模式的具体措施

(一)健全网站功能

综合上述分析,健全网站功能是一项十分重要的工作,企业内部务必要对此引起足够的重视。在企业内部档案服务模式的创新期间,基本上各大企业在网上都开通了利用服务功能,同时网站的功能也有所完善。若档案馆内部的局域网能够进行全面的优化与健全,绝大多数企业档案管理部门就能够灵活的使用网站的各项功能,并能够成功制作服务自身企业发展的网页及相关的数据信息等要素,最终能够加强企业的档案服务系统与政府网站之间的内部关联,可实现实时准确的在线检索。另一方面,档案管理部门还可以设置制定电子文档中心,这样做的主要目的是集中统一管理各种电子文档,建立的档案网站能够给登录用户提供有限制性以及非保密性文件查询的功能,该电子文档中心的出现能使很多中小企业避免购买网络版档案管理软件,减小了他们的经济压力。

(二)提高档案服务能力

值得注意的是,提高档案服务能力是档案部门必须要处理的一项任务,首先是要积极转变档案信息服务能力。现阶段我国大多企业内部的档案服务模式中,档案信息服务的环节在此扮演着一个十分重要的角色,为了提高档案信息的服务能力,相关部门就要积极拓展信息资源,做好档案服务项目及相关的专题服务。另一方面,在处理档案服务信息的时候,工作人员务必要及时确认档案的背景信息,还需要确定准确的服务方向,与此同时还应当熟练处理所汇集的档案信息数据,从而为各大企业提供更为优质的档案信息服务。档案部门需要充分考虑内部员工的需求以及社会的需求,精心打造档案文化产品。

除此之外,要提高档案部门的远程服务管理能力水平也势在必行。为了能够快速适应发展迅猛的行业潮流,各大企业单位对档案信息服务有了更多的要求。因此,在实际开展档案服务模式创新工作的过程中,工作人员可以灵活使用计算机技术,为档案信息服务提供强大的技术支持,夯实服务基础。与此同时,在完善档案信息资源的过程中,也要求档案管理人员要学会科学运用现代化信息技术,合理运用现代网络的优点,对于提升档案部门远程服务管理水平有着重要的意义。

四、结束语

总而言之,我国正逐步进入信息化时代,就现代企业档案管理创新与服务模式进行深入分析对于我国综合国力的不断提升具有关键意义。所以,相关工作人员必须了解档案管理创新与其服务理论的相关概述,并通过各种积极措施不断改进档案管理中所存在的问题,以传统的档案管理念与管理模式作为起点实现其创新性转化,由此进一步提高档案管理的服务性,推动档案管理工作走向创新性发展道路,保障我国档案管理工作与社会稳定运行的协调发展,从而朝着共同富裕的最终目标不断砥砺前行。

参考文献:

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