我国第三次修订的《档案法》在2021年1月1日开始实施，对于档案管理工作有了新的要求。由于目前劳动人事争议仲裁档案管理工作中还存在着一定的不足，需要在新修订《档案法》实施的背景下，进行仲裁档案管理工作的革新，提高档案管理的成效，以为劳动争议仲裁工作提供详实、真实，具有参考与使用价值的仲裁档案。基于此，仲裁院需加强档案管理制度的革新，强化思想认知，积极开展信息化建设，并完善档案管理基础设施与制度的建设，以实现档案管理工作的革新，促进仲裁档案管理工作信息化、现代化的发展。
1.仲裁档案管理工作表现出的不足
1.1物理空间有限
社会经济繁荣发展，使企业员工流转速度加快，进而导致劳动争议案件的增多，在经过劳动仲裁院调解与仲裁后，需要将案件相关的文件资料整理归档，进行妥善的保管，但是随着案件的增多，原有存储档案的空间出现了紧张的现状。在仲裁档案管理中，要求裁决案卷需保管十年，仲裁调节的档案保管五年，由于在仲裁档案管理工作中，没有按照规定定期销毁档案，使得超过保管期的档案还积留在档案库中，再加上新入库的档案，从而导致档案存储空间过于紧张。
1.2信息化建设资金匮乏
档案电子化管理需要投入一定量的资金，购买相应的软硬件设施，才可良好支撑电子化工作的有序开展。从档案电子化方面来看，其包含两个层面，一方面是纸质档案的转化，电子化档案查阅利用较为便利，可以根据需要直接打印，但是纸质档案还需进行妥善的保管，实行的是双档制。此外，纸质档案还可委托第三方进行保管；另一方面是在劳动人事争议仲裁后，直接形成的就是电子档案，不涉及到纸质档案，但是仲裁档案电子化建设需要资金支持，由于劳动仲裁院经费有限，导致档案管理信息化建设较为滞后。
1.3规范性不足
由于人事仲裁档案管理属于辅助性工作，劳动仲裁院完成案件处理后，由其档案部门负责将案件相关文件资料进行收集，并归档保管，没有体现出档案管理的价值，导致档案管理工作边缘化。因而在资源投入、制度建设上存在薄弱，甚至部分仲裁院将档案管理工作当做闲职，由年级大、快要退休的人员担任，档案管理的工作效率与工作质量可想而知。此外，档案利用率不高，也是影响档案管理价值的一大因素，使用仅限于查阅，或者是复印档案以做参考，没有完全发挥出仲裁档案数据信息的参考价值。
1.4培训力度薄弱
档案管理人员专业性不够的主要原因是培训力度薄弱，由于仲裁院对档案管理工作的不够重视，使得针对档案管理人员的培训工作较为滞后。仲裁档案管理本身对于从业者的职业技能有着较高的要求，需要档案管理人员具备档案管理的专业知识与技能，并且要具备较高的职业道德水平，严谨务实的工作态度，才可确保档案的管理质量。由于档案管理人员缺少培训的机会，原有的知识体系与技术技能已经无法适应信息化时代的管理需求，需要进行知识与技能的革新，才可完全胜任当下的档案管理工作。
2.档案管理工作革新的对策
2.1推进信息化建设工作
社会信息化的发展，增加了档案管理的形式，仲裁档案管理由之前的文件资料管理，增加了音频、视频、图片等多种形式，这些文件无法使用原有的纸质档案管理手段，需要使用信息化管理系统进行集中统一管理。所以需要仲裁院增加经费投入，完善信息化基础设施建设，配备齐全的计算机、复印件、打印机，以及档案管理软件，提升档案管理的信息化水平，实现仲裁档案的电子化管理。
2.2加强制度革新
制度具有规范和约束档案管理行为的作用，通过制度的革新建设，明确档案管理工作各个环节的工作要求与内容。第一，立卷制度，信息填写需要详实，文件资料应完整，如果存在缺项问题，则要再次进行文件资料的收集工作，以补齐立卷的文件资料；第二，归档制度，档案管理人员需严格遵循档案归档流程，准确进行案件文件的分类，将其归档至一个档案中，并将归档信息录入档案管理系统，完成纸质档案的电子化处理；第三，查阅制度，由于部分仲裁档案内容需要保密，应建立查阅申请制度，并做好档案查阅台账，对档案查阅进行动态监管，以避免档案遗失现象和损坏现象；第四，归还制度，档案管理人员在回收档案时，需检查档案有无损坏、有无缺页，确定档案无问题后再归于原处，并在管理系统中录入归还信息。
2.3档案管理基础设施的革新
为了提高仲裁档案管理工作的服务质量，需对档案管理的基础设施进行革新建设，像在仲裁院公共区域设置显示屏，用于发布仲裁案件的信息，还可设置多媒体终端，当事人可以在终端上查询自身所需的信息，比如，仲裁流程、仲裁院的相关信息，以及劳动仲裁方面的法律法规等。在仲裁庭中安装监控系统，对整个仲裁过程进行完整记录，档案管理人员通过监控系统，调取需要归档的视频档案信息。还可引进仲裁业务软件，使用软件操作仲裁处理的全过程，不但监督案件办理的过程，保证了案件办理的公正性，还为后续仲裁案件文件资料的收集、整理、归档等工作提供了便利。
2.4增加培训力度
档案管理人员是档案管理工作革新的基础，只有人员知识与技能的提升，才可确保档案管理工作革新的有序开展。第一，实行定期培训制度，及时更新档案管理人员的知识技能，提高其信息技术水平，真正实现仲裁档案的信息化、数字化管理；第二，组织档案管理人员进行观摩学习，走进档案管理较为先进的单位，进行档案管理工作经验的交流，汲取行业知识，促进仲裁档案管理与现代化的接轨；第三，开展专家讲座，邀请高校档案管理的教授，讲解当下最新的档案管理知识，以拓宽档案管理人员的知识面，提高其专业技术水平。
2.5强化认知
思想决定着行动力，为了破解仲裁院对档案管理工作不够重视问题，需增强教育宣传力度，使仲裁院的所有人员重新认识档案管理工作，并提升档案管理在仲裁院中的地位，强化仲裁院所有人员的认知，以为仲裁档案管理工作的革新夯实思想基础。在档案管理人员方面，需增强其服务意识，重新梳理业务流程，简化档案利用环节，以提高档案的服务效率与服务质量。
结语：仲裁院要充分的认识到档案管理工作的重要性，其属于仲裁院宝贵的信息数据资源，是仲裁院的资料库与经验库。这些数量众多的仲裁档案，记录了劳动人事争议仲裁工作的一点一滴，极具参考价值，对于劳动仲裁工作有着重大的意义。所以，仲裁院需要积极解决以往档案管理工作中的不足，进行档案管理工作的革新，以促进档案管理工作的创新发展，实现仲裁档案管理工作的最大价值。
参考文献：
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